Najważniejsze zagadnienia dla każdego pracownika kadr i płac

Działy kadr, płac i HR to centrum operacyjne każdej organizacji – funkcjonujące z ogromną precyzją, często pod presją czasu i w rytmie nieustannie zmieniających się przepisów. Jeśli pracujesz w tym obszarze, doskonale wiesz, że kalendarz to nie tylko dekoracja na biurku – to podstawowe narzędzie codziennej pracy.

Kiedy jeden okres rozliczeniowy się kończy, natychmiast rozpoczyna się kolejny – z nowymi obowiązkami, terminami i dokumentami do przygotowania. Choć wiele osób myśli wtedy o odpoczynku, dla specjalistów ds. kadr i wynagrodzeń to czas intensywnej pracy i wzmożonego skupienia.

Dlatego przygotowaliśmy szczegółowy przegląd kluczowych zadań i terminów w HR i płacach. Ten przewodnik to coś więcej niż tylko przypomnienie o deadlinach – to praktyczna mapa działań, dzięki której łatwiej zaplanujesz swoją pracę, zachowując porządek i zgodność z przepisami.

Dlaczego ten czas jest tak wymagający?

Niektóre okresy w roku wyróżniają się dużą liczbą dni wolnych od pracy, co wymusza odpowiednie planowanie grafików i harmonogramów. Inne – to czas zamknięć okresów sprawozdawczych, przeglądu dokumentacji kadrowej, rozliczania urlopów czy przygotowania do audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

To także moment na weryfikację zaległych urlopów, aktualizację danych osobowych pracowników, uzupełnienie dokumentacji BHP, a także dokładne rozliczenia z ZUS, US i instytucjami finansowymi. Na tym etapie szczególnie liczy się skrupulatność – niedopatrzenia mogą skutkować korektami, opóźnieniami lub sankcjami.

Rok w pracy kadrowca jest pełen terminów i zadań, o których należy pamiętać. Warto więc poszerzać swoją wiedzę. Dzięki temu nic Cię nie zaskoczy. Jeśli chcesz być na bieżąco, zapisz się na szkolenia kadrowe w Centrum Verte.

O czym musi pamiętać pracownik działu kadr i płac?

1. Termin przekazania deklaracji ZUS – do 15. dnia miesiąca

Pamiętaj, że co miesiąc, do 15. dnia, należy:

• przekazać deklaracje ZUS (ZUS DRA, RCA, RSA),

• opłacić składki społeczne i zdrowotne za poprzedni miesiąc,

• uregulować należności z tytułu FP i FGŚP.

Błędy w deklaracjach mogą firmę kosztować nie tylko czas, ale również pieniądze – zwłaszcza jeśli prowadzą do zaległości lub konieczności składania korekt. Warto wdrożyć zasadę podwójnej weryfikacji, szczególnie w organizacjach zatrudniających wiele osób na różnych podstawach prawnych (umowa o pracę, zlecenie, dzieło, B2B).

2. Zaliczki na podatek dochodowy – do 20. dnia miesiąca

20. dzień każdego miesiąca to kluczowy termin dla działów kadr i księgowości – to wtedy przypada ostateczny termin na wpłatę zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4, PIT-8A) za wynagrodzenia wypłacone w poprzednim miesiącu.

Jeżeli wypłaty były realizowane w różnych dniach, należy dokładnie przyporządkować je do właściwego miesiąca podatkowego. Wymaga to ścisłej współpracy między kadrami, płacami i księgowością.

3. PPK – comiesięczne obowiązki

Dla firm korzystających z Pracowniczych Planów Kapitałowych, każdy miesiąc to:

• obliczenie i odprowadzenie składek do instytucji finansowej,

• przesłanie deklaracji i raportów (zwykle do 15. dnia miesiąca),

• aktualizacja danych uczestników programu, jeśli nastąpiły zmiany (np. adres, nazwisko, numer konta).

Warto regularnie weryfikować, czy nowi pracownicy zostali prawidłowo zapisani do PPK, a złożone rezygnacje zostały poprawnie udokumentowane.

4. Przegląd dokumentacji pracowniczej i akt osobowych

To dobry moment, by:

• zaktualizować dane osobowe pracowników (np. zmiany adresów, nazwisk, stanu cywilnego),

• uzupełnić dokumentację urlopową,

• zarchiwizować przeterminowane dane zgodnie z RODO i przepisami dotyczącymi akt osobowych,

• sprawdzić kompletność dokumentów, takich jak zaświadczenia lekarskie czy szkolenia BHP.

Regularny przegląd dokumentacji to nie tylko dobra praktyka administracyjna, ale i skuteczna forma przygotowania do ewentualnych kontroli (PIP, ZUS, UODO).

5. Ewaluacja polityki urlopowej

To odpowiedni czas na:

• przypomnienie zasad korzystania z urlopów,

• aktualizację wniosków i limitów dni wolnych,

• wdrożenie elektronicznych systemów do zarządzania urlopami,

• analizę zaległych urlopów i zaplanowanie ich wykorzystania przed terminem przedawnienia.

Zaległe urlopy muszą zostać wykorzystane najpóźniej do 30 września danego roku kalendarzowego – rozmowy z pracownikami na ten temat warto prowadzić z wyprzedzeniem.

6. Nadchodzące zmiany w prawie pracy – przygotuj się zawczasu

Wiele organizacji wykorzystuje ten okres na analizę nadchodzących zmian legislacyjnych. Przykładowe zagadnienia to:

• wprowadzenie zasad jawności wynagrodzeń,

• zakaz pytania kandydatów o dotychczasowe zarobki,

• stosowanie języka neutralnego płciowo w ogłoszeniach o pracę.

Warto:

• zaktualizować procedury rekrutacyjne,

• przejrzeć i zmodyfikować formularze aplikacyjne,

• zaplanować szkolenia dla HR,

• przygotować nowe wzory ogłoszeń zgodne z planowanymi regulacjami.

Może warto postawić na planer kadrowy?

Planner kadrowo-płacowy to Twoje osobiste narzędzie organizacyjne. Powinien być praktyczny, aktualny i dopasowany do specyfiki Twojej jednostki. Możesz:

• wydrukować go i mieć pod ręką – jako codzienne przypomnienie o terminach,

• zapisać cyfrowo na komputerze i aktualizować na bieżąco,

• udostępnić zespołowi – by usprawnić komunikację i unikać błędów wynikających z pomyłek lub niedopatrzeń.

Wersja interaktywna umożliwia nie tylko odhaczanie wykonanych zadań, ale też dodawanie notatek, planów spotkań i indywidualnych przypomnień.

Kadry i płace to Twoja codzienność? Postaw na profesjonalne szkolenie i pewność w działaniu

Obsługa spraw pracowniczych to nie tylko dokumenty, ale również ogromna odpowiedzialność – za prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, terminowość, zgodność z przepisami i ochronę danych osobowych. Pracując w dziale kadr i płac musisz łączyć znajomość przepisów z praktycznymi umiejętnościami ich stosowania.

Centrum Verte zaprasza na specjalistyczne szkolenie kadrowe, stworzone z myślą o osobach pracujących w kadrach lub rozpoczynających karierę w tym obszarze. Zdobędziesz aktualną wiedzę, gotowe rozwiązania i poczujesz się pewnie w swojej roli – niezależnie od tego, czy pracujesz w urzędzie, firmie prywatnej czy instytucji publicznej.

Podsumowanie: dobrze zaplanowany miesiąc to gwarancja spokoju w HR

W działach kadr i płac każdy dzień bez odpowiedniego planu może skutkować opóźnieniami, stresem i niepotrzebnymi korektami.

Chcesz wiedzieć, jak prawidłowo prowadzić dział kadr i płac? Zapisz się na szkolenia kadrowe w Centrum Verte.